Prosedur Thesis Perbankan Universitas Gunadarma (Perbankan 46)

Assalamu'alaikum Wr Wb,

Aku mau cerita tentang pengalaman mengerjakan Thesis untuk menyelesaikan pendidikan S2 aku di Universitas Gunadarma Kenari (Kampus A)

Jadi setelah aku selesai Thesis, aku mendapat Surat ACC Thesis yang sudah ditandatangi oleh Dosen Pembimbing. Kalau kamu belum punya bisa datang ke Kampus D Gd. 2 Lt. 2 (Sektor), dan bilang minta surat ACC. Nanti kamu dikasih lembaran dan USAHAKAN jangan hilang, ya kamu photocopy aja, minimal 2 kali.

Untk daftar sidang ada berkas-berkas yang menjadi syarat daftar sidang, berikut photonya;

Kalau boleh saran, semua berkas-berkas ini PHOTOCOPY rangkap 3 atau 4 yaa. Untuk jaga-jaga kalau berkas hilang, terselip, atau bermasalah. Siap sedia saja.
Oh iyaa, kalau pembayaran semester 1 sampai 3 ini kamu langsung bayar, maksudnya tidak di tunda, biasanya maksimal seminggu sudah selesai.

Kalau kamu sudah melengkapi semuanya, kamu pasti dapet kertas macam ini;

INI WAJIB DISIMPAN ya sebagai bukti bahwa kamu telah melengkapi persyaratan sidang.

Tinggal tunggu informasi dari pihak sektor deh (biasanya di telpon). Waktu itu aku di telpon hari Sabtu (20 Agustus 2016). Staff nya menginfokan kalau aku dapat sidang hari kamis tanggal 25 Agustus 2016, dan tanggal 21 Agustus 2016 aku harus ke Kampus D (Sektor) dan bertemu Pak Edy Nursanta.

Untuk kalian yang misal berhalangan hadir karena ada urusan yang sangat penting atau Dosen Pembimbing tidak bisa hadir (mau ditungguin DP pas sidang hehe), kalian bisa minta tunda sidang kok. Tapi ya wajib ketemu Pak Edy dulu. Nanti kalian dikasih info lebih lanjut.

Ketika aku ketemu Pak Edy, ini berkas yang beliau kasih ke aku:

 Berkas ini tolong diphotocopy juga yaa, lagi-lagi, untuk jaga-jaga. TIDAK BOLEH HILANG.

Untuk blazzer, kemeja, rok, dan sepatu warnanya boleh bebas kok. aku waktu itu coklat, dan banyak juga sih yang hitam. rata-rata sih yaa hitam.

Setelah sidang, kamu akan diberikan:
1. Surat Revisi Sidang
2. Thesis yang dipakai sidang
3. Surat wajib dibaca (satu bundle dengan logo emas gunadarma) - TIDAK BOLEH HILANG

 Format CD ini kalau kalian REVISI kalian sudah di ACC oleh Dosen Pembimbing yaa. Lembaran itu TIDAK BOLEH HILANG. Ini Penampakannya; (aku sensor revisianku hehe)

Aku hanya butuh waktu seminggu untuk revisi dan dapat tandatangan beliau hehe Bapak Iman Murtono Soenhadji, Ph.D is the best hehehe beliau super sabar dan super baik ^^

OH IYA!!!
Setelah sidang, kamu bisa ambil BLANKO PEMBAYARAN WISUDA di BAAk Kampus D Universitas Gunadarma ya, dan bisa langsung dibayarkan (engga langsung juga gapapa sih hehehe TAPI PERHATIKAN tanggan terakhir pembayarannya)

Setelah bayar, Blanko yang warna merah kamu kasihkan ke Loket Wisuda. Trus kamu dapet Lembaran buat wisuda. Warna merahnya nanti dikasihakn untuk ambil Toga yang ada di depan Loket BAAK.

Nah disampingnya itu kamu juga bisa lho bayar untuk dapet photo atau piagam. macam di bawah ini yaa penampakannya. 

BLANKO PEMBAYARAN DAN BLANKO WISUDA WAJIB DIPHOTOCOPY DAN TIDAK BOLEH HILANG haha aku hobby banget ngingetin ini. intinya jangan hilang yaa kakak.

Setelah itu saatnya HARDCOVER 3 Thesis. Untuk Sektor, Dosen Pembimbing, dan aku sendiri.
Eh iya, setelah revisi ditandatangan, jangan lupa REVISIAN THESIS yang Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar, wajib banget di cek ulang. Jangan sampai ketinggalan. Sebelum hardcover wajib dicek lho. Harga Hardcover untuk 1 bukunya kurang lebih Rp. 25.000 (Aku hardcover di Photocopyan di saping Kampus E Kelapa Dua). Tapi bukan promosi lho ya aku hahaha

Ketika Hardcover, sekalian minta untuk dibuat 3 buah CD.Untuk siapa saja? Silahkan baca penjelasan di gambar HARUS DIBACA. Disitu dijelaskan kok untuk siapa aja dan bagaimana. Label CD juga ada contohnya, harap di perhatikan yaa FORMAT DEPAN CD THESIS & JURNAL.

Ini yang harus ada di CD Thesis yaaa (Ketentuan CD PDF dan Word).

Jangan sampai lupa atau tertinggal

Yang aku photo cuma 2, TAPI harusnya ada 3. Karena 1 CD sudah aku kasih perpustakaan Kampus Kenari sekalian Bebas Perpustakaan. Untuk menyerahkan CD (yang sudah direvisi) dan bebas perpustakaan kamu harus sudah revisi thesis setelah sidang yaa. Surat Bebas Perpustakaan itu tidak langsung jadi, butuh waktu (kurang tau berapa lama).
Selain itu bisa kamu bisa ikut Sumbangan Buku (ini boleh kalau kamu belum revisi). Lebih jelaskan kamu langsung ke Kenari yaa ^^

Kalau Hardcover kamu sudah jadi tinggal minta tanda tangan Dosen Pembimbing, Koordinator Program Pasca Sarjana (Prof. Dr. Yuhara Sukra, Msc), dan Direktur Program Pasca Sarjana (Prof. Dr. Dharma Tintri E.S. SE.,Ak. MBA)

Setelah selesai semua, kamu bisa ikutin lagi PROSEDUR SETELAH LULUS SIDANG.

Warna Hardcover untuk Manajemen Perbankan adalah HITAM.
Warna Pita Hardcover untuk Manajemen Perbankan adalah ORANGE/KUNING.

Biasanya pihak photocopyan tau kok Hardcover Thesis (S2) itu ^^

Ini PI, Skripsi, dan Thesis aku selama kuliah di Universitas Gunadarma. ALHAMDULILLAH.

Tidak ada hal yang mudah. Apalagi Pendidikan dan Penelitian seperti ini. Pasti ada kesulitannya. Tapi apapun dan bagaimanapun, kamu harus punya prioritas. Jadi kamu tau harus apa dan seperti apa dengan hidup atau pendidikan kamu.

SMOOTH SEAS DO NOT MAKE A GOOD SAILORS ^^

PURCHASE ORDER, QUOTATION, dan INVOICE

Assalamu’alaikum Wr Wb.

Ketika mendengar mengenai jual beli, yang dipikiran aku terlintas job desk ini. Jadi kalau di dunia kerja (kantor/perusahaan) biasanya ada divisi yang bertugas untuk menangani perlengkapan kantor, atau perlengkapan yang perlu dibeli. Misal butuh Printer atau Projector atau alat-alat lainnya. Nah divisi itu yang mengurus.

Untuk jelasin yang dimaksud diatas itu, ada dokumen yang namanya PURCHASE ORDER, QUOTATION, dan INVOICE. Aku pernah bergelut di bidang itu, tepatnya aku pernah ada di bagia PURCHASER, jadi tugas aku biasanya menangani dokumen itu.

Yuuk sekarang kita bahas pelan-pelan.

1.      Ada masa dimana pihak PUCHASER diminta untuk mencari info suatu barang atau jasa oleh atasan. Biasanya kami mencari info dari internet atau bahkan dari kerabat yang sekiranya dapat membantu. Jujur sih, ini yang terkadang buat sakit kepala sampai kadang mau tidur aja.

Kita harus benar-benar teliti ya dalam mencari informasi perusahaan/vendor. Seperti alamat, No telepon, E-mail, dan kalau bisa testimoni dari pelanggan lainya. Penting lho ini untuk menghindari yang namanya penipuan.

2.      Jika kita sudah menemukan vendor yang menyediakan barang atau jasa yang sesuai dengan kriteria, maka saatnya kita minta informasi dari mereka. Informasi ini bisa disebut dengan QUOTATION atau SURAT PENAWARAN.

3.      Dalam QUOTATION (SURAT PENAWARAN) biasanya berisi;

·         Data Perusahaan, termasuk alamat, nomer telepon, sales, dan pihak perusahaan yang memiliki posisi penting dalam perjualan

·         Kode atau Nomer barang yang diminta

·         Jumlah barang yang diminta

·         Diskon atau Pajak, bila ada. Pajak umumnya 10% dari harga barang

·         Total Harga Barang dan Biaya Kirim biasanya

·         Tata Cara Pembayaran; Cash On Delivery atau Cash Before Delivery atau jika pihak perusahaan sudah sering membeli dan kenal dengan vendor, ada term-nya. Misal pembayaran H+3 atau H+7 setelah barang diterima.

·         Biasanya juga ada informasi Nomor Rekening pemilik agar kita dapat menginfokan ke bagian finance untuk mentransfer uang tersebut

4.      Nah, jika vendor sudah mengirimi kita QUOTATION tersebut, kita harus cepat memberikan info ini terhadap atasan atau terhadap orang yang bertanggung jawab memberikan kita informasi untuk mencari barang ini.

Note: Ada kalanya harga terlalu mahal atau kriteria yang dimaksud tidak seperti yang dmiliki. Kalau begini, kita harus cari lagi dan lagi. Caranya sama dengan No. 2 ya. Kalau sudah Oke, jadi bisa lanjut membuat PURCHASE ORDER (PO).

5.      Jika sudah setuju membeli maka PURCHASER akan membuat dokumen yang disebut PURCHASE ORDER (SURAT PEMESANAN). Purchase Order berisi data–data penting berdasarkan QUOTATION yang sudah diberikan oleh pihak vendor. Biasanya berkas ini isinya rahasia, jadi harus hati-hati jika ada orang yang mau sekedar melihat. Tidak semua orang boleh untuk melihat berkas ini ya.

Note: Purchase Order yang aku tangani menggunakan Software yang namanya Microsoft Dynamic Navision. Tapi ada juga yang manual menggunakan form. Tergantung peraturan kantor tersebut bagaimana.

6.      Setelah buat PURCHASE ORDER (PO), jangan lupa minta tanda tangan sebagai bukti persetujuan dari pihak atasan yang terkait. Usahakan dicek kembali sebelum mengirim berkas PO ke vendor, termasuk harga barang, jumlah barang, UP (penerima), nomer tlp UP, dan alamat kemana barang ini dikirim.

Oh iya, ini hal penting juga ya. Seorang PURCHASER WAJIB BERKOORDINASI DENGAN UP (PENERIMA BARANG) ya. Jadi mereka tahu bahwa akan ada barang datang dari vendor A sejumlah berapa dan jangan lupa tanyakan kira-kira jam berapa barang ini datang.

7.      Biasanya PO juga berisi informasi pembayaran. Misalnya ada note ke siapa dan nomer rekening apa untuk pembayaran barang/jasa. Ini juga wajib diteliti jangan sampai salah ketik angka atau nama ya

8.      Setelah PO diterima pihak vendor, biasanya akan diinfokan kapan barang/jasa akan dikirim. Biasanya Invoice atau surat penagihan akan datang bersamaan dengan datangnya barang/jasa. Tapi terkadang ada yang langsung dikirim ke bagian finance. Jadi ini wajib ditanyakan ya, jangan sampai lupa. INVOICE merupakan bukti yang sangat penting dalam jual beli. Jangan sampai lupa taruh apalagi hilang.

9.      INVOICE ATAU SURAT PENAGIHAN yang dikeluarkan oleh pihak vendor kepada kita wajib sesuai kesepakatan di PO sebelumnya. Invoice berisi rincian barang / jasa dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah dengan alasan apapun walaupun harga tersebut telah mengalami kenaikan dari vendor kita. Oh iya, invoice dikirimkan kepada pelanggan dengan LAMPIRAN TANDA TERIMA BARANG dan FAKTUR PAJAK kalau memang ada pajaknya. Kalau ada pajak tapi pihak vendor lupa mengirimi kita Faktur Pajak, kita berhak untuk meminta, wajib untuk pelaporan pihak finance.

Bagi seorang Puchaser, 3 dokumen ini harus ada copyan atau print-nya ya. Jadi jika sewaktu-waktu ada lupa taruh, pihak finance bisa tanyakan kembali ke kita. Disusun saja per-PO itu keluar. Bisa per-tanggal atau per-nomor PO.

Selain itu, kita harus berhubungan baik dengan Pihak Finance karena kita juga harus tahu kapan dan berapa yang dibayarkan pihak Finance ke vendor tersebut. Jika perlu, jika bisa minta copyan tanda bukti pembayaran ke vendor. Itu lebih aman jika sewaktu-waktu kamu butuh untuk melihat.

Penting juga seorang Puchaser untuk melakukan listing data Purchase Order yang terjadi di excel lho. Sebaiknya lakukan listing per-Bulan agar mudah. Untuk isinya;

1.      Nomor

2.      No. PO

3.      Tanggal PO keluar

4.      Vendor

5.      Barang/Jasa yang dibeli

6.      Jumlah

7.      Harga per-unit / total

8.      Tanggal pembayaran

9.      Tanggal penerimaan barang

10.  UP/Penerima barang

11.  Dan sebagainya.

Anggaplah ini rincian sederhananya. Jadi ketika ditanya, “PO 004 di bulan Februari itu total pembayarannya berapa ya?” atau “Tanggal berapa kita menerima barang tersebut ya?”, itu memudahkan kita. Tanpa harus bongkar dokumen, tinggal lihat Excel itu deh.

Seru banget kan jadi Purchaser. Jadi PURCHASER itu;

1.      Harus bisa berkomunikasi dengan baik ke vendor atau sales. Karena kalau tidka begitu, pasti pihak vendor bisa saja malas-malasan menanggapi pertanyaan kita di telpon atau email.

2.      Harus banget bisa bernegosiasi masalah harga. Tidak semua atasan langsung setuju lho dengan informasi harga yang kita berikan. Jadi usahakan dulu meminta pengurangan harga dari vendor sebelum beralih ke vendor lainnya. Musti cerdik sih.

3.      Harus ramah, sopan, dan sabar tentunya. Kenapa? Terkadang ada saja email balasan atau telpon itu dijawab dengan bahasa atau tata cara penyamppaian yang tidak semestinya dilihat atau didengar. Terdengar galak atau seenaknya juga bisa saja. tapi kita harus tenang dan sabar. Kan kita fokus mau tanya informasi harga barang, bukannya pedekate sama mba-mba atau mas-mas nya. Positive thinking saja, mungkin mereka lelah.

4.      Selain itu usahakan dokumen selalu rapi. Agar suatu waktu nanti mudah mencarinya. Teliti dan disiplin juga perlu di bagian Purchaser, kalau tidak, biasanya ada yang lupa. Lupa itu wajar, dan semoga pihak yang terkait mau memahami.

Terkadang seorang Purchaser juga bertanggung jawab dalam urusan pergudangan (warehouse) dan logistic. Aku salah satunya. Di kesempatan lain, aku akan coba jelaskan satu persatu pekerjaan ini.

Demikian cerita dan sedikit penjelasanku mengenai PURCHASE ORDER, QUOTATION, dan INVOICE. Jujur sih, di awal kerja memang pusing. bingung gimananya. Jadi panik dan stress sendiri. Tapi lambat laun, mulai terbiasa dan ya menikmati pekerjaan saja.

Bagi teman-teman yang sedang menekuni atau mau menekuni bidang ini semangat yaa. Tidak ada pekerjaan yang mudah, tapi kita harus terus berusaha sebaik mungkin. Manusia harus terus mencoba hal-hal baru dan jangan lupa terus semangat.

“SMOOTH SEAS DO NOT MAKE A GOOD SAILORS”

Wassalamu’alaikum Wr Wb

Bai..Bai..