PURCHASE ORDER, QUOTATION, dan INVOICE

Assalamu’alaikum Wr Wb.

Ketika mendengar mengenai jual beli, yang dipikiran aku terlintas job desk ini. Jadi kalau di dunia kerja (kantor/perusahaan) biasanya ada divisi yang bertugas untuk menangani perlengkapan kantor, atau perlengkapan yang perlu dibeli. Misal butuh Printer atau Projector atau alat-alat lainnya. Nah divisi itu yang mengurus.

Untuk jelasin yang dimaksud diatas itu, ada dokumen yang namanya PURCHASE ORDER, QUOTATION, dan INVOICE. Aku pernah bergelut di bidang itu, tepatnya aku pernah ada di bagia PURCHASER, jadi tugas aku biasanya menangani dokumen itu.

Yuuk sekarang kita bahas pelan-pelan.

1.      Ada masa dimana pihak PUCHASER diminta untuk mencari info suatu barang atau jasa oleh atasan. Biasanya kami mencari info dari internet atau bahkan dari kerabat yang sekiranya dapat membantu. Jujur sih, ini yang terkadang buat sakit kepala sampai kadang mau tidur aja.

Kita harus benar-benar teliti ya dalam mencari informasi perusahaan/vendor. Seperti alamat, No telepon, E-mail, dan kalau bisa testimoni dari pelanggan lainya. Penting lho ini untuk menghindari yang namanya penipuan.

2.      Jika kita sudah menemukan vendor yang menyediakan barang atau jasa yang sesuai dengan kriteria, maka saatnya kita minta informasi dari mereka. Informasi ini bisa disebut dengan QUOTATION atau SURAT PENAWARAN.

3.      Dalam QUOTATION (SURAT PENAWARAN) biasanya berisi;

·         Data Perusahaan, termasuk alamat, nomer telepon, sales, dan pihak perusahaan yang memiliki posisi penting dalam perjualan

·         Kode atau Nomer barang yang diminta

·         Jumlah barang yang diminta

·         Diskon atau Pajak, bila ada. Pajak umumnya 10% dari harga barang

·         Total Harga Barang dan Biaya Kirim biasanya

·         Tata Cara Pembayaran; Cash On Delivery atau Cash Before Delivery atau jika pihak perusahaan sudah sering membeli dan kenal dengan vendor, ada term-nya. Misal pembayaran H+3 atau H+7 setelah barang diterima.

·         Biasanya juga ada informasi Nomor Rekening pemilik agar kita dapat menginfokan ke bagian finance untuk mentransfer uang tersebut

4.      Nah, jika vendor sudah mengirimi kita QUOTATION tersebut, kita harus cepat memberikan info ini terhadap atasan atau terhadap orang yang bertanggung jawab memberikan kita informasi untuk mencari barang ini.

Note: Ada kalanya harga terlalu mahal atau kriteria yang dimaksud tidak seperti yang dmiliki. Kalau begini, kita harus cari lagi dan lagi. Caranya sama dengan No. 2 ya. Kalau sudah Oke, jadi bisa lanjut membuat PURCHASE ORDER (PO).

5.      Jika sudah setuju membeli maka PURCHASER akan membuat dokumen yang disebut PURCHASE ORDER (SURAT PEMESANAN). Purchase Order berisi data–data penting berdasarkan QUOTATION yang sudah diberikan oleh pihak vendor. Biasanya berkas ini isinya rahasia, jadi harus hati-hati jika ada orang yang mau sekedar melihat. Tidak semua orang boleh untuk melihat berkas ini ya.

Note: Purchase Order yang aku tangani menggunakan Software yang namanya Microsoft Dynamic Navision. Tapi ada juga yang manual menggunakan form. Tergantung peraturan kantor tersebut bagaimana.

6.      Setelah buat PURCHASE ORDER (PO), jangan lupa minta tanda tangan sebagai bukti persetujuan dari pihak atasan yang terkait. Usahakan dicek kembali sebelum mengirim berkas PO ke vendor, termasuk harga barang, jumlah barang, UP (penerima), nomer tlp UP, dan alamat kemana barang ini dikirim.

Oh iya, ini hal penting juga ya. Seorang PURCHASER WAJIB BERKOORDINASI DENGAN UP (PENERIMA BARANG) ya. Jadi mereka tahu bahwa akan ada barang datang dari vendor A sejumlah berapa dan jangan lupa tanyakan kira-kira jam berapa barang ini datang.

7.      Biasanya PO juga berisi informasi pembayaran. Misalnya ada note ke siapa dan nomer rekening apa untuk pembayaran barang/jasa. Ini juga wajib diteliti jangan sampai salah ketik angka atau nama ya

8.      Setelah PO diterima pihak vendor, biasanya akan diinfokan kapan barang/jasa akan dikirim. Biasanya Invoice atau surat penagihan akan datang bersamaan dengan datangnya barang/jasa. Tapi terkadang ada yang langsung dikirim ke bagian finance. Jadi ini wajib ditanyakan ya, jangan sampai lupa. INVOICE merupakan bukti yang sangat penting dalam jual beli. Jangan sampai lupa taruh apalagi hilang.

9.      INVOICE ATAU SURAT PENAGIHAN yang dikeluarkan oleh pihak vendor kepada kita wajib sesuai kesepakatan di PO sebelumnya. Invoice berisi rincian barang / jasa dengan harga sesuai PO, tidak boleh berubah dengan alasan apapun walaupun harga tersebut telah mengalami kenaikan dari vendor kita. Oh iya, invoice dikirimkan kepada pelanggan dengan LAMPIRAN TANDA TERIMA BARANG dan FAKTUR PAJAK kalau memang ada pajaknya. Kalau ada pajak tapi pihak vendor lupa mengirimi kita Faktur Pajak, kita berhak untuk meminta, wajib untuk pelaporan pihak finance.

Bagi seorang Puchaser, 3 dokumen ini harus ada copyan atau print-nya ya. Jadi jika sewaktu-waktu ada lupa taruh, pihak finance bisa tanyakan kembali ke kita. Disusun saja per-PO itu keluar. Bisa per-tanggal atau per-nomor PO.

Selain itu, kita harus berhubungan baik dengan Pihak Finance karena kita juga harus tahu kapan dan berapa yang dibayarkan pihak Finance ke vendor tersebut. Jika perlu, jika bisa minta copyan tanda bukti pembayaran ke vendor. Itu lebih aman jika sewaktu-waktu kamu butuh untuk melihat.

Penting juga seorang Puchaser untuk melakukan listing data Purchase Order yang terjadi di excel lho. Sebaiknya lakukan listing per-Bulan agar mudah. Untuk isinya;

1.      Nomor

2.      No. PO

3.      Tanggal PO keluar

4.      Vendor

5.      Barang/Jasa yang dibeli

6.      Jumlah

7.      Harga per-unit / total

8.      Tanggal pembayaran

9.      Tanggal penerimaan barang

10.  UP/Penerima barang

11.  Dan sebagainya.

Anggaplah ini rincian sederhananya. Jadi ketika ditanya, “PO 004 di bulan Februari itu total pembayarannya berapa ya?” atau “Tanggal berapa kita menerima barang tersebut ya?”, itu memudahkan kita. Tanpa harus bongkar dokumen, tinggal lihat Excel itu deh.

Seru banget kan jadi Purchaser. Jadi PURCHASER itu;

1.      Harus bisa berkomunikasi dengan baik ke vendor atau sales. Karena kalau tidka begitu, pasti pihak vendor bisa saja malas-malasan menanggapi pertanyaan kita di telpon atau email.

2.      Harus banget bisa bernegosiasi masalah harga. Tidak semua atasan langsung setuju lho dengan informasi harga yang kita berikan. Jadi usahakan dulu meminta pengurangan harga dari vendor sebelum beralih ke vendor lainnya. Musti cerdik sih.

3.      Harus ramah, sopan, dan sabar tentunya. Kenapa? Terkadang ada saja email balasan atau telpon itu dijawab dengan bahasa atau tata cara penyamppaian yang tidak semestinya dilihat atau didengar. Terdengar galak atau seenaknya juga bisa saja. tapi kita harus tenang dan sabar. Kan kita fokus mau tanya informasi harga barang, bukannya pedekate sama mba-mba atau mas-mas nya. Positive thinking saja, mungkin mereka lelah.

4.      Selain itu usahakan dokumen selalu rapi. Agar suatu waktu nanti mudah mencarinya. Teliti dan disiplin juga perlu di bagian Purchaser, kalau tidak, biasanya ada yang lupa. Lupa itu wajar, dan semoga pihak yang terkait mau memahami.

Terkadang seorang Purchaser juga bertanggung jawab dalam urusan pergudangan (warehouse) dan logistic. Aku salah satunya. Di kesempatan lain, aku akan coba jelaskan satu persatu pekerjaan ini.

Demikian cerita dan sedikit penjelasanku mengenai PURCHASE ORDER, QUOTATION, dan INVOICE. Jujur sih, di awal kerja memang pusing. bingung gimananya. Jadi panik dan stress sendiri. Tapi lambat laun, mulai terbiasa dan ya menikmati pekerjaan saja.

Bagi teman-teman yang sedang menekuni atau mau menekuni bidang ini semangat yaa. Tidak ada pekerjaan yang mudah, tapi kita harus terus berusaha sebaik mungkin. Manusia harus terus mencoba hal-hal baru dan jangan lupa terus semangat.

“SMOOTH SEAS DO NOT MAKE A GOOD SAILORS”

Wassalamu’alaikum Wr Wb

Bai..Bai..