Assalamu’alaikum Wr Wb.
Ketika mendengar
mengenai jual beli, yang dipikiran aku terlintas job desk ini. Jadi kalau di dunia kerja (kantor/perusahaan)
biasanya ada divisi yang bertugas untuk menangani perlengkapan kantor, atau perlengkapan
yang perlu dibeli. Misal butuh Printer atau Projector atau alat-alat lainnya. Nah
divisi itu yang mengurus.
Untuk jelasin
yang dimaksud diatas itu, ada dokumen yang namanya PURCHASE ORDER, QUOTATION, dan
INVOICE. Aku pernah bergelut di bidang itu, tepatnya aku pernah ada di bagia
PURCHASER, jadi tugas aku biasanya
menangani dokumen itu.
Yuuk sekarang kita
bahas pelan-pelan.
1.
Ada
masa dimana pihak PUCHASER diminta
untuk mencari info suatu barang atau jasa oleh atasan. Biasanya kami mencari
info dari internet atau bahkan dari kerabat yang sekiranya dapat membantu.
Jujur sih, ini yang terkadang buat sakit kepala sampai kadang mau tidur aja.
Kita harus
benar-benar teliti ya dalam mencari informasi perusahaan/vendor. Seperti alamat,
No telepon, E-mail, dan kalau bisa testimoni dari pelanggan lainya. Penting lho
ini untuk menghindari yang namanya penipuan.
2.
Jika
kita sudah menemukan vendor yang menyediakan barang atau jasa yang sesuai
dengan kriteria, maka saatnya kita minta informasi dari mereka. Informasi ini
bisa disebut dengan QUOTATION atau SURAT PENAWARAN.
3.
Dalam
QUOTATION (SURAT PENAWARAN) biasanya
berisi;
·
Data
Perusahaan, termasuk alamat, nomer telepon, sales, dan pihak perusahaan yang
memiliki posisi penting dalam perjualan
·
Kode
atau Nomer barang yang diminta
·
Jumlah
barang yang diminta
·
Diskon
atau Pajak, bila ada. Pajak umumnya 10% dari harga barang
·
Total
Harga Barang dan Biaya Kirim biasanya
·
Tata
Cara Pembayaran; Cash On Delivery atau Cash Before Delivery atau jika pihak
perusahaan sudah sering membeli dan kenal dengan vendor, ada term-nya. Misal
pembayaran H+3 atau H+7 setelah barang diterima.
·
Biasanya
juga ada informasi Nomor Rekening pemilik agar kita dapat menginfokan ke bagian
finance untuk mentransfer uang tersebut
4.
Nah,
jika vendor sudah mengirimi kita QUOTATION
tersebut, kita harus cepat memberikan info ini terhadap atasan atau terhadap
orang yang bertanggung jawab memberikan kita informasi untuk mencari barang
ini.
Note: Ada kalanya harga terlalu mahal atau
kriteria yang dimaksud tidak seperti yang dmiliki. Kalau begini, kita harus
cari lagi dan lagi. Caranya sama dengan No. 2 ya. Kalau sudah Oke, jadi bisa
lanjut membuat PURCHASE ORDER (PO).
5.
Jika
sudah setuju membeli maka PURCHASER
akan membuat dokumen yang disebut PURCHASE
ORDER (SURAT PEMESANAN). Purchase Order berisi data–data penting berdasarkan
QUOTATION yang sudah diberikan oleh
pihak vendor. Biasanya berkas ini isinya rahasia, jadi harus hati-hati jika ada
orang yang mau sekedar melihat. Tidak semua orang boleh untuk melihat berkas
ini ya.
Note: Purchase Order yang aku tangani
menggunakan Software yang namanya Microsoft Dynamic Navision. Tapi ada juga
yang manual menggunakan form. Tergantung peraturan kantor tersebut bagaimana.
6.
Setelah
buat PURCHASE ORDER (PO), jangan
lupa minta tanda tangan sebagai bukti persetujuan dari pihak atasan yang
terkait. Usahakan dicek kembali sebelum mengirim berkas PO ke vendor, termasuk
harga barang, jumlah barang, UP (penerima), nomer tlp UP, dan alamat kemana barang
ini dikirim.
Oh iya, ini hal
penting juga ya. Seorang PURCHASER WAJIB BERKOORDINASI DENGAN UP (PENERIMA BARANG) ya. Jadi mereka
tahu bahwa akan ada barang datang dari vendor A sejumlah berapa dan jangan lupa
tanyakan kira-kira jam berapa barang ini datang.
7.
Biasanya
PO juga berisi informasi pembayaran. Misalnya ada note ke siapa dan nomer rekening apa untuk pembayaran barang/jasa.
Ini juga wajib diteliti jangan sampai salah ketik angka atau nama ya
8.
Setelah PO diterima pihak vendor, biasanya akan
diinfokan kapan barang/jasa akan dikirim. Biasanya Invoice atau surat
penagihan akan
datang bersamaan dengan datangnya barang/jasa. Tapi terkadang ada yang langsung
dikirim ke bagian finance. Jadi ini wajib ditanyakan ya, jangan sampai lupa. INVOICE merupakan bukti yang sangat
penting dalam jual beli. Jangan sampai lupa taruh apalagi hilang.
9.
INVOICE ATAU
SURAT PENAGIHAN yang
dikeluarkan oleh pihak vendor kepada kita wajib sesuai kesepakatan di PO
sebelumnya. Invoice berisi rincian barang / jasa dengan harga sesuai PO, tidak
boleh berubah dengan alasan apapun walaupun harga tersebut telah mengalami
kenaikan dari vendor kita. Oh iya, invoice dikirimkan kepada pelanggan dengan LAMPIRAN TANDA TERIMA BARANG dan FAKTUR PAJAK kalau memang ada pajaknya.
Kalau ada pajak tapi pihak vendor lupa mengirimi kita Faktur Pajak, kita berhak
untuk meminta, wajib untuk pelaporan pihak finance.
Bagi seorang
Puchaser, 3 dokumen ini harus ada copyan atau print-nya ya. Jadi jika
sewaktu-waktu ada lupa taruh, pihak finance bisa tanyakan kembali ke kita.
Disusun saja per-PO itu keluar. Bisa per-tanggal atau per-nomor PO.
Selain itu, kita
harus berhubungan baik dengan Pihak Finance karena kita juga harus tahu kapan
dan berapa yang dibayarkan pihak Finance ke vendor tersebut. Jika perlu, jika
bisa minta copyan tanda bukti pembayaran ke vendor. Itu lebih aman jika
sewaktu-waktu kamu butuh untuk melihat.
Penting juga
seorang Puchaser untuk melakukan listing data Purchase Order yang terjadi di
excel lho. Sebaiknya lakukan listing per-Bulan agar mudah. Untuk isinya;
1.
Nomor
2.
No.
PO
3.
Tanggal
PO keluar
4.
Vendor
5.
Barang/Jasa
yang dibeli
6.
Jumlah
7.
Harga
per-unit / total
8.
Tanggal
pembayaran
9.
Tanggal
penerimaan barang
10.
UP/Penerima
barang
11.
Dan
sebagainya.
Anggaplah ini
rincian sederhananya. Jadi ketika ditanya, “PO 004 di bulan Februari itu total
pembayarannya berapa ya?” atau “Tanggal berapa kita menerima barang tersebut
ya?”, itu memudahkan kita. Tanpa harus bongkar dokumen, tinggal lihat Excel itu
deh.
Seru banget kan
jadi Purchaser. Jadi PURCHASER itu;
1.
Harus
bisa berkomunikasi dengan baik ke vendor atau sales. Karena kalau tidka begitu,
pasti pihak vendor bisa saja malas-malasan menanggapi pertanyaan kita di telpon
atau email.
2.
Harus
banget bisa bernegosiasi masalah harga. Tidak semua atasan langsung setuju lho
dengan informasi harga yang kita berikan. Jadi usahakan dulu meminta
pengurangan harga dari vendor sebelum beralih ke vendor lainnya. Musti cerdik
sih.
3.
Harus
ramah, sopan, dan sabar tentunya. Kenapa? Terkadang ada saja email balasan atau
telpon itu dijawab dengan bahasa atau tata cara penyamppaian yang tidak semestinya
dilihat atau didengar. Terdengar galak atau seenaknya juga bisa saja. tapi kita
harus tenang dan sabar. Kan kita fokus mau tanya informasi harga barang,
bukannya pedekate sama mba-mba atau mas-mas nya. Positive thinking saja,
mungkin mereka lelah.
4.
Selain
itu usahakan dokumen selalu rapi. Agar suatu waktu nanti mudah mencarinya. Teliti
dan disiplin juga perlu di bagian Purchaser, kalau tidak, biasanya ada yang
lupa. Lupa itu wajar, dan semoga pihak yang terkait mau memahami.
Terkadang
seorang Purchaser juga bertanggung jawab dalam urusan pergudangan (warehouse) dan
logistic. Aku salah satunya. Di kesempatan lain, aku akan coba jelaskan satu
persatu pekerjaan ini.
Demikian cerita
dan sedikit penjelasanku mengenai PURCHASE
ORDER, QUOTATION, dan INVOICE. Jujur
sih, di awal kerja memang pusing. bingung gimananya. Jadi panik dan stress
sendiri. Tapi lambat laun, mulai terbiasa dan ya menikmati pekerjaan saja.
Bagi teman-teman
yang sedang menekuni atau mau menekuni bidang ini semangat yaa. Tidak ada
pekerjaan yang mudah, tapi kita harus terus berusaha sebaik mungkin. Manusia harus
terus mencoba hal-hal baru dan jangan lupa terus semangat.
“SMOOTH SEAS DO NOT MAKE A GOOD SAILORS”
Wassalamu’alaikum Wr Wb
Bai..Bai..
